Curso Excel 2000 On-Line - Lección 10

1/ En primer lugar debemos dar nombre a las cabeceras de cada columna para que el programa excel interprete la lista como una base de datos.

-Si el título de una columna no cabe en su celda (como es el caso de la celda D1 CÓDIGO POSTAL) basta con ampliar el ancho de la columna para poder visionar el título completo.

2/ Tras definir los títulos de las columnas se pueden ir introduciendo los datos en las distintas filas

-Si en una base de datos se introducen números que comienzan por el 0, como ocurre con algunos códigos postales, habrá que incluir un apóstrofe antes del número, en caso contrario este cero no se mostará en la celda.  

EL FORMULARIO: para añadir información de una forma rápida a nuestra base de datos es muy útil la utilización de la opción de menú Datos/Formulario. Para que funcione esta opción hay que seleccionar una celda cualquiera siempre que ya se hayan intoducido datos en la lista. Esta sería una base de datos con tres registros:

-Con la opción Datos/Formulario se obtiene la siguiente ficha, que viene a facilitar la introducción de  datos:

-Como se observa el programa ha detectado automáticamente cuáles son las cabeceras, es decir los títulos de cada campo. 

-los botones de la parte derecha del cuadro de diálogo tienen las siguientes funciones:

    -nuevo:   borra el contenido de los campos del cuadro de dialogo para que crear un registro nuevo

    -eliminar: borra el registro mostrado en el formulario

    -restaurar: sirve para anular los cambios recién hechos en el formulario

    -buscar anterior/buscar siguiente: muestra el registro anterior/siguiente de la base de datos

    -criterios: permite introducir criterios para seleccionar registros concretos

    -cerrar: cierra el cuadro Formulario

ORDENAR LOS DATOS: al finalizar la creación de la base de datos hay que ordenar los registros, ya que mientras que la creamos no clasificamos la entrada de los registros. Excel posee una opción que permite ordenar los datos según los valores que se le indiquen. Hay dos modos distintos de ejecutar esta opción:

    -1/ seleccionando la opción de menú Datos/Ordenar

    -2/ mediante el uso de los botones de la barra de herramientas estándar: (orden ascendente) o (orden descendente).      Estos botones sólo hacen referencia a la columna dónde esté situado el indicador de celda.

     Si elegimos la primera opción aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

LOS FILTROS: sirven para seleccionar los registros que nos interesen directamente en la hoja de cálculo (se diferencia por esto de la opción "criterios" del formulario, que permite ver sólo registro por registro). Para aplicar los filtros se debe seleccionar la opción de menú Datos/Filtro, y tendremos tres opciones: autofiltro, mostrar todo y filtro avanzado.

    -Con el autofiltro se activa una lista desplegable de cada columna. En estas listas se pueden realizar las selecciones que nos ofrece, o bien personalizarlas, como vemos en la siguiente figura:

    -El filtro avanzado permite seleccionar registros conservando los criterios que se han ido utilizando anteriormente.El cuadro "filtro avanzado" consta de tres partes:

        1/rango de lista: se compone de la base de datos incluyendo las cabeceras

        2/rango de criterios: contiene las condiciones. Se deben indicar las cabeceras para que el criterio sea correcto

        3/copiar a: hace una copia de los registros seleccionados

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