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Una base de datos es una colección de información sobre a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos a proveedores o el mantenimiento de una biblioteca de libros. Si la base de datos no está almacenada en un ordenador, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que sea necesario hacer un seguimiento de información procedente de distintas fuentes para coordinar y organizar la base de datos.
Con Microsoft Access se puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo se pueden dividir los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas; se pueden ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla; se pueden asimismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por medio de consultas; y se puede analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de informes. También se puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por medio de páginas de acceso a datos.
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.
Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.
Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que cree desde el principio.
Para analizar los datos o presentarlos una manera determinada al imprimirlos, hay que crear un informe. Por ejemplo, se puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.
Para que los datos estén disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, se puede utilizar una página de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para páginas, o con un diseño que cree desde el principio. Los usuarios pueden interactuar con los datos gracias a las características de la página de acceso a datos.
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